CRINITY

[SITUATION 1] 상사에게 업무 진행 결과를 보고해야 할 때 – 수신: 상사 / 참조: 팀원

1. 한눈에 오도록 기승전결을 만들었는가

상사는 당신보다 바쁘다는 사실을 명심해야 합니다. 하루에도 수십 개씩 쏟아지는 그의 메일함에서 살아남기 위해서는 쉽고 빠르게 읽혀야 합니다. 단락을 분류하는 것은 기본이며, 필요에 따라 볼드나 밑줄 등 추가 편집 기술을 적재적소에 활용하면 금상첨화입니다.

2. 이슈와 업무 성과는 포함되었는가

업무 과정을 나열하는 것보다 효과적인 것은 이메일 도입 부분에 업무 성과, 진행 결과를 먼저 언급하는 것이 좋습니다. 그동안 놀지 않고 열심히 일했음을 어필하는 효과도 있습니다. 2차, 3차 보고 메일이라면 이전에 상사가 지시했던 수정 사항에 대해 어떤 조치를 취했는지 일목요연하게 정리하면 더 좋습니다.

3. 피드백을 요청하였는가

보고의 목적은 정보 전달만이 아닙니다. 공들여 쓴 보고 메일이 제 몫을 다하기 위해서는 상사의 평가가 포함된 회신 메일을 받아내야 합니다. 그러니 "피드백을 요청합니다" 또는 "수정 사항을 전달해 주세요"와 같이 노골적인 표현을 적극적으로 활용해 보세요.

[SITUATION 2] 팀원들에게 업무를 지시할 때 – 수신: 팀원 전체 / 참조: 상사(관리자)

1. 구체적인 업무를 지시하였는가

수신자가 여럿인 경우 개인별로 일을 분담해주지 않으면 팀원들은 '누군가 하겠지'하는 마음으로 책임감을 나눠갖게 됩니다. 투철할 직업 정신 대신 학창 시절 팀 프로젝트로 인해 생긴 무임승차 버릇을 버리지 못한 사람도 있기 때문입니다. 팀원 개인의 역량에 맞게 할당량을 배당하는 것이 팀에 평화를 가져옵니다.

2. 전체적인 일정과 마감 기한은 명시하였는가

메일로 업무 지시를 할 때 흔히 저지르는 실수가 바로 '최대한 빨리'라는 표현을 사용하는 것입니다. '최대한 빨리'는 사람에 따라 주관적으로 해석될 수 있기 때문에 묘한 눈치 싸움으로 감정 상하는 일이 발생할 수 있습니다. 업무를 내리는 쪽에서 마감 기한을 정해주면 일을 수행하는 입장에서도 업무 일정을 짜는 데 한결 수월합니다.

3. 샘플 사례, 양식을 첨부하였는가

공용화된 프로그램이나 용어를 사용해 명확한 기준을 제시하면 일의 혼란이 줄어듭니다. 또한 자료를 취합하고 정리하는 입장에서도 편집, 수정 시간을 절약할 수 있습니다. 무엇보다 일정 수준 이상의 완성도를 요구하는 은근한 압박용으로도 작용한다는 점이 가장 매력적입니다.

[SITUATION 3] 거래처(외부)에 메일을 보낼 때 – 수신: 해당 업무 담당자 / 참조: 상사(관리자)

1. 서명을 첨부하였는가

이메일 하단에 꼬리처럼 붙어 있는 서명은 명함과 같은 역할을 합니다. 특히 일면식 없는 외부 사람과 메일을 통해 처음 인사를 나누는 경우 서명은 더욱 중요합니다. 일일이 챙겨야 하는 번거로움을 피하고 싶다면 '서명 자동 첨부 기능'을 활용해 보세요. 많이 쓴다고 돈 드는 것도 아니니 회사 눈치 볼 필요도 없습니다.

2. 'Re: Re: Re:'가 징그럽게 반복되지 않았는가

메일 제목이 보이지 않을 만큼 길어진 회신 메일이 되지 않도록 적당한 선에서 끊어주는 것은 센스의 문제입니다. 기차처럼 길어진 메일은 용량도 불어나 메일함에 골칫덩어리가 되니 여러모로 불편한 존재입니다. 2회 이상 메일을 주고받은 경우에는 새로운 메일을 작성하거나, 제목을 수정해서 보내는 것을 추천합니다.

3. 첨부 파일의 형식을 체크하였는가

업계마다 즐겨 사용하는 파일 형식은 제각각입니다. 가령 디자인 업계 종사자는 ai(일러스트) 파일을 보편적으로 사용하지만 타 업계 사람들에게 ai는 조류 인플루엔자로 해석됩니다. 어떤 파일 형식을 써야 할지 모르겠다면 MS Office를 사용하면 됩니다.

[SITUATION 4] 타 부서에 업무 협조 요청을 할 때 – 수신: 타 부서 담당자들 / 참조: 타 부서 관리자, 우리 팀 관리자

1. 업무 참여자들의 연락망을 첨부하였는가

타 부서와 일을 할 때 팀원들의 정보를 공유하는 것은 상식입니다. 문제가 발생하면 신속히 해결할 수 있고 책임 소재를 명확히 파악할 수 있기 때문입니다. 시간이 없다면 팀원들의 주요 업무, 연락처만으로도 공유하는 것이 좋습니다.

2. 팀의 언어를 사용하지 않았는가

모든 커뮤니케이션의 문제는 오해에서 시작됩니다. 낯선 상황에서 함께 일하는 경우일수록 객관적인 사실에 근거해서 일을 해야 하는 이유입니다. 오해의 소지가 생길 수 있는 단어는 간략하게 개념을 정리하는 것도 좋은 방법입니다.

3. 메일 주소, 발신자명이 너무 유치하지 않는가

종종 메일 주소와 발송자 이름이 버x버디나 싸x월드 시절을 떠올리게 하는 계정이 있습니다. 프로답지 못한 이런 자세는 당신의 이미지뿐 아니라 이 아이디를 사용하도록 승인한 회사(부서)의 이미지까지 갉아먹을 수 있으니 유의하세요.

[SITUATION 5] 동료에게 1:1 메일을 보낼 때 – 수신: 직장 동료 / 참조: 상사(관리자)

1. 구구절절 작성하지는 않았는가

동료에게 보내는 메일의 가장 큰 목적은 아마도 과시성일 것입니다. 수신자를 동료로 정해놓긴 했지만 사실 이 메일의 실제 수신자는 참조 목록의 상사입니다. 특정 정보나 지시 사항을 전달했다는 사실을 기록으로 남기는 게 중요하기 때문입니다. 그러므로 상사에게 보고하는 것과 같이 일목요연하게 용건만 간단히 적는 것이 모두에게 좋습니다.

2. 정보의 보안에 세심하게 신경을 썼는가

직장 동료와 사내 메신저 대신 메일을 이용하는 이유는 전달(포워드) 기능을 사용하기 위해서입니다. 이때 유의해야 할 점은 정보의 보안입니다. 친하다는 이유로 멋대로 정보를 공유했다가는 팀에서 '스파이'라는 오명을 쓸지도 모르기 때문입니다. 업무와 관련된 포워딩 메일을 전송할 경우 중요한 내부 정보는 상사의 허락을 받은 뒤 전달하는 것이 가장 확실한 방법입니다.

3. 사적인 이야기가 담겨 있지 않은가

이메일 속 내용에 보안을 기대하는 것은 지나치게 위험한 생각입니다. 이메일은 하늘을 우러러 한 점 부끄럼 없도록 깨끗이 관리하는 것이 안전합니다.

한 조사에 의하면, 4명 중 1명 꼴로 '이메일을 잘못 보내서 일을 망친 경험이 있다'고 합니다. 잘 보낸 이메일 하나가 당신의 성장에 날개를 달아줄 수 있다는 점을 잊지 마세요!

(자료 출처: 싱글즈 2017년 2월호 – '이메일만 봐도 업무 능력이 보인다')